Vzhledem k cílové skupině posluchačů jsme pro konferenci zvolili jiný formát – místo jednoho víkendu a celodenních 3-4 paralelních sekcí, jsme se rozhodli program uspořádat do dvou po sobě jdoucích víkendů a sekce byly pouze v odpoledních hodinách a vždy dvě paralelně.

Pro potřeby virtuální konference jsme zvolili platformu vytvořenou speciálně pro virtuální akce, která umožňuje výstavbu virtuálních stánků a nabízí spoustu interaktivních prvků.

Přednášky jsme ve spolupráci se zahraničními přednášejícími nahráli předem a zajistili jejich otitulkování, dané řečníky a moderátory jsme vždy po přednášce připojovali živě na Q&A. I u českých přednášejících jsme pro zajištění hladkého průběhu konference zajišťovali předem nahrané přednášky. Během přednášek kladli účastníci řečníkům dotazy, které byly vždy po přednášce zodpovězeny v živém přenosu. Na konci každého dne byl pak prostor na otázky a případnou diskuzi delší.

Po skončení konference jsme účastníkům nabídli záznam všech přednášek po dobu dalších třech měsíců, aby se tak mohli podívat i na to, co nestihli živě, či se mohli k obsahu vracet.

Abychom udrželi počet registrovaných účastníků a získali další, nastavili jsme marketingovou strategii založenou na mailingové kampani, propagaci události na sociálních sítích, v tištěných oborových periodikách, propagaci na webových stránkách i propagaci akce pomocí mezinárodních asociací.

Akci zajišťoval sedmičlenný tým složený z projektové manažerky, asistentky, koordinátora výstavy, sponzoringové manažerky, programového koordinátora, technického manažera a registrační koordinátorky.