Překlopení fyzické akce do virtuální podoby během 8 týdnů.
Klíčové bylo přesvědčit obchodní partnery o atraktivitě virtuální akce. Správnou strategii komunikace bylo nutné nastavit i s účastníky.
Odborníci na gastroenterologii mají své potřeby v rámci kongresů a konferencí. My jim museli nabídnout takové řešení (platformu), které bude těmto specifickým požadavkům odpovídat. Účastníci přichází na akce zejména ze dvou důvodů – aby získali nové informace z oboru gastroenterologie, ale také, aby si pohovořili se svými kolegy z oboru a navazovali nová spojení.
Při plánování kongresu jsme využili získané zkušenosti z předchozích virtuálních lékařských konferencí a znalosti akce jako takové, jelikož s ČGS jsme konference organizovali v letech 2012 – 2017.
Uvědomovali jsme si, že účastníci budou na akci připojeni ze svých prací nebo domovů. Možnosti jejich rozptýlení tedy byly vysoké. Z toho důvodu jsme se s klientem rozhodli kongres přestavět z původního celodenního na 3 půldenní. Program probíhal vždy v odpoledních hodinách.
Pro virtuální kongres jsme využili naši na míru vyvinutou platformu. Účastníci se mohli propojovat prostřednictvím videokonferencí nebo chatovacích funkcí a mohli kontaktovat vystavovatele prostřednictvím svých virtuálních stánků. Tato platforma je propojena s vědeckým obsahem a výhodou byl fakt, že program byl tzv. ušit na míru a všichni řečníci byli pro prezentaci osloveni předem. Všechny přednášky byly přednahrané a s řečníky bylo odzkoušeno jejich připojení do živé diskuze po skončení každé sekce. Veškerý obsah je pro účastníky dostupný i po skončení kongresu.
K propagaci akce byly využity newslettery, které jsme zejména cílili na bohatou členskou základnu České gastroenterologické společnosti a spřátelené Slovenskej gastroenterologickej spoločnosťi a Hepatologické společnosti. Dále jsme akci pravidelně inzerovali v lékařských periodikách.
Akci zajišťoval náš sedmičlenný tým složený z projektové manažerky, asistentky, koordinátora výstavy, sponzoringové manažerky, programového koordinátora, technického manažera a registrační koordinátorky.
Náš původní předpoklad, že o akci virtuálního charakteru nebude zájem, se nesplnil a konference nakonec získala o 20 % více účastníků, než byl původní odhad. O třídenní Postgraduální kurz ČGS 2020 projevilo zájem 687 účastníků, mužská část převažovala o 20 %. Prezenční formy konference se účastní vždy kolem 1 000 účastníků.
Součástí kongresu byla virtuální výstava, která byla u této akce poměrně rozsáhlá. Celkem se jí zúčastnilo 16 vystavovatelů se zajímavým řešením svých virtuálních stánků.
Úspěch této virtuální akce v kombinaci s jednoduchým převodem přednášek do online prostředí vyústil u klienta v přesvědčení, že i on-line podoba konference může přinést hodnotný odborný zážitek z pohodlí domova a výhodu, že přednášky jsou dostupné neomezeně na webových stránkách konference i po skončení akce těm účastníkům, kteří se nemohli po celou dobu účastnit v době konání celé akce.
Copyright © 2023 – GUARANT International spol. s r.o.
